Moderne KI in Ihr veraltetes Intranet einbinden

Das Intranet, das alle hassen (und niemand ersetzen kann)

Sie kennen es.

Gebaut 2015. Vielleicht 2010. Es läuft auf SharePoint, auf Confluence oder auf irgendeiner Eigenentwicklung, deren Programmierer längst weg ist.

Alle schimpfen darüber. Etwas zu finden, dauert ewig. Die Suche ist nutzlos. Dokumente liegen fünf Ordner tief vergraben.

Aber es ersetzen? Das ist ein 500.000-€-Projekt und zwei Jahre Schmerz.

Die gute Nachricht: Sie müssen es gar nicht ersetzen.

Die dritte Option: KI als besseres Eingangstor

Sie haben drei Möglichkeiten:

Option 1: Mit dem Schmerz leben (was Sie gerade tun)

Option 2: Komplett-Ersatz (teuer, riskant, über 18 Monate)

Option 3: Eine KI-Schicht ergänzen, die Ihr bestehendes Intranet endlich nutzbar macht

Über Option 3 will ich sprechen.

Was eine “KI-Schicht” wirklich bedeutet

Stellen Sie sich vor:

Ein Mitarbeiter fragt: “Wie ist unsere Elternzeit-Regelung?”

Alte Methode:

• Intranet öffnen
• Suche versuchen (scheitert)
• Navigieren: HR → Richtlinien → Benefits → Familie → Elternzeit
• 3 Dokumente finden, unklar, welches aktuell ist
• Durchlesen, um die Antwort zu finden
• Gesamtdauer: 15 Minuten

Mit KI:

• “Wie ist unsere Elternzeit-Regelung?”
• “Mitarbeitende erhalten 26 Wochen bezahlten Urlaub. Hier die vollständige Regelung: [Link]”
• Gesamtdauer: 30 Sekunden

Die KI liest Ihre bestehenden Dokumente. Sie weiß, was darin steht. Sie beantwortet Fragen in natürlicher Sprache.

Ihr Intranet bleibt exakt so, wie es ist. Die KI macht es einfach zugänglich.

Was moderne KI mit Altsystemen wirklich kann

1. Suche in natürlicher Sprache

Kein Abgleich von Stichwörtern. Echtes Verstehen.

“An wen wende ich mich wegen Spesen?” → Antwort + Kontaktdaten + relevante Formulare

“Wie beantrage ich Urlaub?” → Schritt-für-Schritt-Antwort

“Wo finde ich die aktuellen Markenrichtlinien?” → Direkter Link zum aktuellen Dokument

2. Fragen aus Dokumenten beantworten

Die KI liest Ihre PDFs, Word-Dateien, Wikis und Seiten.

“Wie ist unsere Rabattregelung für Enterprise-Kunden?” → Holt die Antwort aus dem Vertriebs-Playbook

“Welche Software nutzen wir für X?” → Antwortet aus der IT-Dokumentation

“Wie richte ich das VPN ein?” → Schritt für Schritt aus den IT-Leitfäden

3. Verwandte Informationen vorschlagen

Die KI versteht Zusammenhänge.

Sie schauen sich ein Projektbriefing an? Die KI schlägt passende Vorlagen, frühere ähnliche Projekte und relevante Ansprechpartner vor.

4. Antworten aus mehreren Quellen

Ihre Informationen sind verstreut – über SharePoint, Confluence, Google Drive und dieses eine Wiki, an das sich niemand mehr erinnert.

Die KI durchsucht sie alle. Eine Frage, eine umfassende Antwort.

So funktioniert es technisch (die einfache Version)

Schritt 1: An Ihre Systeme anbinden

Wir verbinden uns mit:

• SharePoint / Microsoft 365
• Confluence
• Google Workspace
• Dateiservern
• Eigenen Datenbanken
• Was auch immer Sie haben

Schritt 2: Ihre Inhalte indexieren

Die KI liest und versteht Ihre Dokumente. Nicht nur Stichwörter – die tatsächliche Bedeutung.

Schritt 3: Die Oberfläche ausrollen

Optionen:

• Chat-Widget in Ihrem Intranet
• Eigenständige Seite
• Integration in Microsoft Teams
• Integration in Slack
• Alles zusammen

Schritt 4: Mitarbeitende stellen Fragen

Sie tippen ganz normal. Die KI antwortet. Mit Quellen.

Was sich nicht ändert:

• Ihr bestehendes Intranet bleibt exakt, wie es ist
• Ihre Dateistruktur bleibt gleich
• Ihre Berechtigungen bleiben gleich
• Ihr Content-Management-Prozess bleibt gleich

Zeitrahmen: 2–4 Wochen für die meisten Organisationen

Sicherheit und Berechtigungen (der wichtige Teil)

Ihre Daten bleiben geschützt:

• Die KI respektiert bestehende Berechtigungen
• Worauf Sie keinen Zugriff haben, zeigt Ihnen auch die KI nicht
• Keine Daten gehen zum Training an Dritte
• Auf Wunsch in Ihrer eigenen Infrastruktur betreibbar
• Audit-Logs für alle Anfragen

Compliance abgedeckt:

• DSGVO-konform
• Erfüllt Anforderungen von Finanzdienstleistern
• Kompatibel mit dem Gesundheitswesen
• Sicherheitsstandards für Behörden verfügbar

Echte Ergebnisse aus echten Unternehmen

Produktionsunternehmen (2.000 Mitarbeitende)

• Zeit für die Informationssuche: minus 65 %
• IT-Helpdesk-Tickets: minus 40 %
• Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Intranet: plus 50 NPS-Punkte

Dienstleistungsunternehmen (500 Mitarbeitende)

• Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender: um 2 Wochen verkürzt
• “Wo finde ich X?”-Fragen an Kollegen: minus 70 %
• Einhaltung von Richtlinien: verbessert (die Leute finden und lesen sie tatsächlich)

Einzelhandels-Zentrale (300 Mitarbeitende)

• Anfragen von Filialleitern an die Zentrale: minus 55 %
• Zeit für Standardfragen: von Stunden auf Sekunden
• Verwaltungszeit im HR-Team: 15 Stunden/Woche gespart

Was die KI nicht löst (Ehrlichkeits-Abschnitt)

Veraltete Informationen

Wenn Ihre Dokumente von 2018 sind, gibt die KI Antworten von 2018. Ihre Inhalte müssen Sie weiterhin aktuell halten.

Fehlende Dokumentation

Was nirgends dokumentiert ist, kann die KI nicht auf magische Weise wissen. Aber sie WIRD Lücken aufzeigen.

Komplexe Freigabe-Workflows

Die KI kann den Prozess erklären. Ersetzen kann sie Ihre Freigabesysteme nicht.

Politische/organisatorische Themen

Wenn niemand das Intranet nutzt, weil die Kultur dagegen spricht, hilft die KI – die Ursache löst sie aber nicht.

Die Kostenrealität

Was Sie heute zahlen:

• Stunden an Arbeitszeit für die Suche
• Doppelte Arbeit, weil Vorhandenes nicht gefunden wird
• Falsche Entscheidungen auf Basis veralteter Informationen
• Ein überlasteter IT-Helpdesk mit “Wo ist X?”-Fragen

Was die KI kostet:

• Einrichtung: je nach Komplexität
• Laufend: nach Nutzung
• Typischer Rahmen: 500–2.000 €/Monat für mittelgroße Unternehmen

ROI-Rechnung:

Wenn Sie pro Mitarbeitendem 30 Minuten Suche pro Woche sparen …

• 200 Mitarbeitende × 0,5 Stunden × 30 €/Stunde = 3.000 €/Woche gespart
• Das sind 156.000 €/Jahr an zurückgewonnener Produktivität

Passt das zu Ihnen?

Gut geeignet, wenn:

• Sie viel Dokumentation haben, die niemand findet
• Mitarbeitende ständig “Wo ist X?” fragen
• Ihre Suchfunktion praktisch nutzlos ist
• Ein Ersatz des Intranets nicht praktikabel ist
• Sie schnelle Erfolge ohne großes IT-Projekt wollen

Eher nicht, wenn:

• Sie nur sehr wenige Inhalte dokumentiert haben
• Sie ein winziges Team sind (unter 20 Personen)
• Sie bereits einen kompletten Neubau planen

Wollen Sie sehen, wie das aussieht?

Wir können eine Demo mit Beispielinhalten zeigen, die Ihren ähneln.

Oder, wenn Sie möchten, machen wir einen Proof of Concept mit Ihrem echten Intranet.

30 Minuten Gespräch, um zu prüfen, ob das für Ihre Organisation Sinn ergibt.